Sistem Manajerial dan Organisasi Dalam Perusahaan

Sistem Manajerial dan Organisasi Dalam Perusahaan



BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Manajemen perusahaan itu adalah proses memimpin, pengadministrasian dan mengarahkan perusahaan. Dalam proses ini manajemen menggunakan berbagai sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jika dilihat dasar manajemen perusahaan tidak jauh berbeda dengan manajemen yang lainnya. Perbedaannya hanya terletak pada fungsi dan tugas dari manajemen. Berikut ini penjelasan singkat mengenai fungsi dan tujuan manajemen perusahaan.

Organisasi adalah suatu penyusunan suatu anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang di rencanakan dengan sumber daya yang dimiliki. Organisasi juga memiliki dua aspek yang sangat penting yaitu aspek Departemensasi dan aspek Pembagian Kerja. Aspek Departemensasi adalah pengelompokan kegiatan kerja dari suatu organisasi agar kegiatan yang di laksanakan saling berhubungan dan dapat dikerjakan secara bersamaan. Sedangkan Aspek Pembagian Kerja adalah sebagai perincian tugas dari pekerja agar setiap individu bertanggung jawab atas sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Lalu pengertian organisasi lainnya menurut Mills dan Mills dalam Teori Organisasi dan Administrasi (Kusdi, 2009:4) mengatakan “organisasi adalah kolektivitas khusus manusia yang aktivitasnya terkontrol dan terkoordinasi dalam dan untuk mencapai suatu tujuan.” Selain itu menurut Chester I. Bernard, “organisasi adalah adanya suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.”

1.2      Rumusan Masalah

           Yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah :

1.      Sistem Manajerial dalam perusahaan?

2.      Organisasi dalam perusahaan?

1.3       Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk mengetahui:

1. Mengetahui system manajerial dalam perusahaan.

2. Mengetahui organisasi dalam perusahaan.

BAB II

SISTEM MANAJERIAL DAN ORGANISASI DALAM PERUSAHAAN

2.1              Sistem Manajemen

Sistem Manajemen atau Management System adalah suatu kerangka Proses dan Prosedur  yang digunakan untuk memastikan apakah suatu perusahaan atau organisasi dapat memenuhi standard dan menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan dari suatu perusahaan atau organisasi dapat berupa memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, mematuhi peraturan baik peraturan pemerintah,  undang-undang Negara ataupun peraturan dari pelanggan dan mencapai tujuan/tanggung jawab terhadap aspek lingkungan hidup.

Secara garis besar, terdapat 4 elemen utama dalam Sistem Manajemen yaitu PLAN (Merencanakan), DO (Melakukan), CHECK (Memeriksa) dan ACT (Menindak lanjuti)  atau sering disingkat dengan PDCA.

Sistem Manajemen yang diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan secara efektif dapat membantu untuk:

1. Mengurangi  risiko dalam lingkungan, social dan keuangan.
2. Meningkatkan kinerja operasional
3. Menurunkan biaya.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan/konsumen dan investor.
5. Melindungi Merek dan reputasi perusahaan/organisasi
6. Menghindari rintangan atau hambatan dalam berdagang.
7. Adanya perkembangan yang berkesinambungan (continuously Improvement)
8. Mendorong Inovasi

2.1.1        Tiga Sistem Manajemen yang wajib diterapkan oleh Perusahaan Manufakturing
3 Sistem Manajemen yang wajib ada di Perusahaan yang bergerak dibidang Produksi Perakitan Elektronik antara lain :

1.      ISO 9001ISO adalah singkatan dari International Standard Organization, yaitu suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk standar-standar dalam Sistem Manajemen dan juga melakukan sertifikasi terhadap Standar-standar tersebut.ISO 9001 merupakan Sistem Manajemen dalam perihal Mutu atau Kualitas (Quality Management System / QMS). Suatu Organisasi atau perusahaan yang sudah lulus sertifikasi ISO9001 dinyatakan telah memenuhi persyaratan Internasional dalam hal Manajemen Penjaminan Kualitas produk ataupun jasa yang dihasilkannya.
ISO9001 bukan standar kualitas dari suatu produk, tetapi merupakan standar dari Sistem Manajemen Kualitas. ISO9001 terdiri dari prosedur-prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek  aktual yang dilakukan sesuai dengan prosedur-prosedur tersebut.2.      ISO 14001

ISO 14001 merupakan Sistem Manajemen dalam hal Lingkungan hidup atau Environmental Management System / EMS).  ISO14001 dipergunakan perusahaan untuk mendeklarasikan komitmennya terhadap perlindungan lingkungan yang secara berkesinambungan (terus menerus).

Perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO14001 harus mememenuhi persyaratan sebagai berikut :

a.       Perusahaan harus membuat standar atau prosedur tentang Sistem Manajemen Lingkungannya.

b.      Perusahaan harus menunjukkan kepatuhannya terhadap peraturan pemerintah atau undang-undang tentang Lingkungan Hidup dimana perusahaan tersebut berada.

c.       Perusahaan harus menunjukkan komitmennya yang terus menerus dalam perlindungan lingkungan.

Beberapa hal penting dalam ISO14001 adalah :

a.       Pencegahan Polusi

b.      Tindakan saat dalam keadaan darurat.

c.       Perlindungan terhadap sumber daya alam

d.      Pengaturan Limbah Industri

3.SMK3

SMK3 adalah singkatan dari Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Safety and Healthy Management System) yang juga merupakan Sistem Manajemen yang wajib diterapkan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia yang memiliki karyawan sebanyak 100 orang atau lebih dan mengandung Potensi bahaya yang ditimbulkan oleh karakteristik proses atau bahan produksi yang dapat mengakibatkan kecelakan kerja seperti ledakan, kebakaran, pencemaran dan penyakit akibat kerja.  Dasar Hukum penerapan SMK3 di tempat kerja adalah UU No. 1 Tahun 1970 tentang Kesehatan dan Keselamatan kerja dan peraturan pelaksanaanya adalah Peraturan Menteri No. Per 05/MEN/1996 tentang Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

2.1.2    Tingkatan dalam Manajemen Perusahaan

Di dalam manajemen perusahaan juga memiliki tingkatan atau level yang terdiri dari beberapa bagian antara lain :

1. Top Management, terdiri dari Board of Director atau Chief of Executive, dan Senior Executive.
2. Midle Management; terdiri dari Departement of Division Head.
3. Lower Management; terdiri dari Superintenden, General Foreman, dan Supervisor .

Jika dilihat dari sisi kemampuan berfikir dan manajerial maka semakin tinggi tingkat kedudukan seseorang dalam suatu organisasi maka akan akan dituntut kemampuannya dalam hal: Konseptual atau membuat konsep tentang arah dan tujuan akhir organisasi yang ingin dicapai. Menentukan Strategi, Menguasai dan memahami konsep secara Makro, demikian sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang yang dituntut darinya adalah kemampuan dalam hal : teknis operasional, dan kemampuan secara mikro.

Di dalam menjalankan sebuah manajemen perusahaan juga memliki sistem atau divisi atau departemen kepemimpinannya yang bertingkat yaitu:

a. Human Research
Devisi ini memiliki tugas dalam memberikan saran dan wawasan untuk menarik, mempertahankan dan memberikan apresiasi pada karyawan.

b. Credit  Risk
Devisi ini mengawasi dan melindungi aset perusahaan. Devisi ini memiliki informasi lengkap dan dapat berpengaruh pada perusahaan.

c.  Corporate        Treasury
Devisi ini mengelola sumber daya keuangan secara global untuk mencapai tujuan.

d.  Compliance
Devisi ini pada perusahaan bertugas untuk mengidentifikasi dan memberikan bimbingan pada pelanggaran kepatuhan dan mendesain program peraturan yang efektif dalam mendukung komitmen perusahaan.

e.  Firm    Risk     Management
Devisi ini juga mengembangkan manajemen risiko untuk digunakan pada kerjasama dengan perusahaan lain.

f. Firm     Strategy           and      Execution
Membantu dalam pengambilan keputusan untuk memperkuat jasa keuangan secara global.

g. Finance
Melaporkan keuangan perusahaan kepada CEO.

h.  Internal            Audit
Memberikan tinjauan independen dari kualitas pengendalian internal, manajemen risiko, dan sistem tata kelola proses perusahaan.

i.   Market Risk
Mengelola semua eksposur risiko pasar dalam kegiatan bisnis perusahaan.

j.   Operational      Risk
Bekerja sama dengan unit bisnis dan kelompok kontrol untuk membantu memastikan perusahaan memiliki program yang transparan.

2.1.3     Tujuan dan Manfaat Ilmu Manajemen

Adapun tujuan serta manfaat dengan diterapkannya ilmu manajemen pada suatu organisasi adalah:

1.   Mampu memberikan arah pencapaian kinerja secara terukur dan sistematis sehingga diharapkan pekerjaan dapat dikerjakan berdassarkan time schedule

2. Mampu menempatkan perusahaan dalam kerangka kerja yang mengedepankan konsep efesiensi dan efektivitas. Efesiensi dilihat dari segi biaya yang dipergunakan sesuai dengan alokasi yang dianggarkan bahkan jika memungkinkan lebih rendah dari yang teralokasi. Sedangkan konsep efektivitas melihat pda sisi penghematan waktu yang bisa dilakuan, artinya suatu pekerjaan manusia dilaksanakan dan terselesaikan secara tepat waktu yang direncanakan.

3.  Membuat perusahaan telah menerapkan konsep manajemen yang memenuhi standar-standar aturan yang telah disepakati, sehingga para klien dan mitra bisnis menaruh simpati serta kepercayaan  pada perusahaan.

2.1.4     Fungsi-Fungsi Dasar Manajemen

1.    Penetapan sasaran

Mengidentifikasi sasaran organisasi adalah fungsi primer manajer. Sasaran itu selalu ditentukan, setidak-tidakya secara implisit. Sasaran sistem menekankan kondisi masa depan yang diharapkan yang hendak dicapai oleh organisasi. Sasaran spesifik meiputu penyeleseaian. Suatu misi atau tujuan itu biasanya diingat dalam pikiran sebagai pedoman umum untuk sasaran operasional. Misalnya misi seorang pengecer produk yang bermutu dengan harga terjangkau harslah dijabarkan ke dalam garis produk tertentu yang tampak terjangkau oleh para langganan. Batas waktu tertentu yang tampak terjangkau oleh para langganan. Batas waktu tertentu seringkali ditetapkan untuk proyek ad hoc atau proyek satu kali (on time projects). Suatu satgas dapat diangkat dengan mandat untuk apa yang harus diselesaikan ( sebuah bangunan baru atau suatu kontrak serikat buruh baru), oleh siapa ( kontraktor atau tim perunding) , dan kapan( 20 juni atau 25 desember)

2.        Merencanakan

Sekali sasaran telah ditetapkan, maka tugas manajer adalah merencanakan alat-alat mencapainya-memutuskan apa yang akan dilaksanakan da bagaimana melaksanakanya. Ini membutuhkan pembuatan strategi yang menyeluruh dan kebijaksanaan umum plus program-program dan prosedur-prosedur spesifik. Perencanaan memberikan kerangka untuk mengadukan pengambian keputusan di seluruh organisasi dan pada waktunya. Perencanaan memberikan alat bagi manajer dan organisasi untuk mengatasi perubahan-perubahan dalam lingkungan mereka. Pesatnya perubahan politik, teknologi, ekonomi, dan factor-faktor lain, menunjukkan perlunya perhatian yang kontinyu terhadap perumusan kembali(reformulation) strategi.

3.        Menghimpun sumber daya

Hasil prose perencanaan adalah rencana-rencana operasional untuk melaksanakan tugas-tugas. Sumber-daya dibutuhkan untuk melakasanakan rencana, dan manajemen bertanggung jawab menghimpun sumberdaya dan mengawasi efesiensi penggunaan sumber daya itu. Bagi setiap organisasi atau operasi terdapat kebutuhan keuangan, material, manusia dan teknologi. Operasi rutin membutuhkan tersedianya selalu sumber daya dalam bentuk arus-uang tunai, bahan mentah, usaha manusia, dan metode kerja. Ide-ide pembaharuan membutuhkan sumber-sumber dana baru, bahan mentah yang berbeda, penyesuaian usaha manusia, dan perubahan prosedur. Tnggung jawab manajer untuk menghimpun sumber daya dalam organisasi kecil, dimana pemiliknya atau manajernya aktif terlibat mengkoordinir operasi itu, adalah mudah dilihat. Contohnya adalah pemilik bowling didekat rumah anda, bengkel reparasi mobil, atau salon rambut.

Dalam organisasi besar, para manajer dari berbagai subunit juga terlibat memghimpun sumber daya mendpatkan pengesahan anggaran pengeluaran modal untuk peralatan baru, menjamin suplai yang memadai untuk baja atau onderil baru, melatih pegawai baru untuk mengaktifkan para pekerja yang pensiun, dan mendapatkan sokingan staf seperti pengolahan atau kelompok produk baru seringkali harus berjuang untuk sumber daya dalam organisasi mereka.

4.        Mengorganisir

Mendapatkan orang dan sumber daya  yang sesuai belum menjamin efektivitas dan efesiensi organisasi. Manajer juga bertugas mengembangkan dan memelihara suatu struktur untuk melaksanakan rencana yang telah ditetapkan dan mencapai sasaran-sasaran yang relevan. Diagram arus kerja melukiskan proses transformasi yang dipakai untuk menghasilkan barang-barang atau jasa-jasa. Tugas manajer itu meliputi membagi pekerjaan diantara berbagai komponen dan kenudian megintegrasikan hasil-hasilnya.

Struktur dan proses organisasi dirancang agar sesuai dengan situasi tertentu. Disain yang relative permanen adalah congan untuk aktivitas yang stabil dn rutin. Sebaliknya, keadaan yang berubah-ubah misalnya, dalam industri teknologi tinggi membutuhkan disain yang fleksibel dengan panitia ad hoc, satgas (task forces) dan kelompok-kelompok proyek.

5.        Melaksanakan

Sasaran, rencana, sumber daya, dan disain, semuanya adalah bagian persiapan mengembangkan kemampuan untuk melaksanakan. Tetai tidak apa-apa yang terjadi sebelum ada usaha untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. Produk baru harus dihasilakan dan dijual.

Prosedur pengurangan biaya harus dipakai untuk menggantikan metode yang ada. Dan usaha itu harus dipertahankan dalam kegiatan sehari-harinya yang merupakan basis bagi penyelenggaraan organisasi keseluruhannya. Para manajer seringkali mengarahkan aktivitasnya untuk melaksanakan rencana-rencana dan prosedur-prosedur. Atau mereka mungkin hanya tidak langsung terlibat dengan melimpahkannya kepada orang lain dan hanya menjaga hubungan. Pada umumnya, jumlah usaha yang terlibat dalam pelaksanaan itu merypakan suatu fungsi kesanggupan manajer untuk mempengaruhi orang lain, bawahan, rekan sebaya, dan bos.

6.        Mengawasi

Mengukur dan menilai hasil-hasil itu merupakan langkah yang perlu untuk menilai prestasi organisasi dan menentukan kemampuan manajemen melaksanakan tugasnya Pengawasan( controlling) adakah fungsi manajer untuk memelihara aktivitas dalam limit-limit yang diizinkan, yang diukur dengan harapan-harapan. Ia saling berjalin dan bergantng dengan perencanaan. Rencana memberikan kerangka untuk mengawasi pekerjaan. Organisasi iu mengawasi jika ia menilai keseluruhan penyelenggaraan dengan rencana strategi 5 tahun atau membandingkan hasil-hasil spesifik dengan kuota produksi 25 unit per jam.

2.2              Organisasi Dalam Perusahaan

Organisasi perusahaan adalah terdapat orang-orang yang suatu usahanya dapat di koordinasikan, dan tersusun dari jumlah subsistem yang salinh bergantungan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, kemudian berkerja sama atas dasar dari pembagian pekerjaan, peran dan wewenang.

Penggertian organisasi perusahaan menurut Kast dan Rosenzwig adalah :

§  Terdiri dari orang yang berorientasi pada tujuan

§  Suatu subsistem manajerial, teknik, struktural, dan pisikososial

§  Adanya subsistem yang lebih luas

2.2.1        Arti Penting Organisasi Dalam Perusahaan

Adapun peranan penting organisasi dalam perusahaan ialah :

1.                   Adanya fungsi delegasi yaitu dengan organisasi kita dapat dengan mudah memisahkan fungsi dari delegasi setiap pekerjaan. Dari organisasi ini dapat dengan mudah mengetahui posisi mana yang cocok untuk di delegasikan. 
2.         Terciptanya bayangan untuk kesuksesan bisnis yaitu dengan adanya organisasi kita telah memikirkan terlebih dahulu bisnis apa yang ingin di rencanakan. Divisi dan posisi apa saja yang akan bisa tergambar dengan jelas. 
3.         Mudahnya pengembangan SDM yaitu dengan organisasi kita dapat mengetahui perusahaan mana saja yanng membutuhkan SDM yang cukup. Organisasi juga dapat menjadi alat untuk melakukan perekrutan karyawan. Dengan adanya organisasi kita dapat mendapatkan SDM yang berkualitas. Dan bagi karyawan organisasi akan menjadi dorongan untuk menjadi yang lebih baik nantinya, karena mereka mengetahui jabatan yang ada di atasnya dan akan memikirkan untuk mencapai posisi tersebut.
4.         Bentuk Organisasi Perusahaan

Selain arti penting organisasi perusahaan, terdapat juga bentuk-bentuk dari organisasi perusahaan tersebut yaitu :

·                             a. Perusahaan Perorangan

Perusahaan perseorangan biasanya mencangkup perusahaan yang lebih kecil skalanya. Perusahaan ini termasuk perusahaan yang populer karena cepat untuk pengambilan keputusan dan mudah untuk di dirikan, kemudian biyaya pengelolaannya pun relatif rendah.

·                             b. Perusahaan Persekutuan

Perusahaan persekutuan yaitu perusahaan yang dijalankan usaha di bawah milik bersama. Pemiliknya lebih dari satu orang dan dapat disebut partner atau sekutu. Dalam perusahaan persekutuan ada yang disebut Firma dan ada yang di sebut persekutuan komanditer.

·                             c. Perusahaan Perseroan

Didirikan berdasarkan suatu perjanjian dan melakukan suatu usaha dengan modal dasar yang berasal dari saham. Dan dengan demikian setiap orang yang memiliki saham disebut pemegang saham dan di sebut sebagai pemiliknya. Kemudian tanggung jawab yang terbesar di pegang oleh pemegang saham yang paling besar.

2.2.2    Fungsi Tujuan Organisasi

Patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi. Melalui  penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan.

a.      Sumber Legitimasi

Dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan,berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya.

b.    Standar pelaksanaan

Jika tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan dalam bidang yang dapat dikuantifikasikan.

c.    Sumber Motivasi

Untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugas, misalnya dengan memberikan intensif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong para anggota lainnya.

BAB III

KESIMPULAN

3.1              Kesimpulan

Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari secara komprehensif tentang bagaiamana mengarahkan dan mengelola orang-orang dengan berbagai latar belakang yang berbeda-beda dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan alat atau wadah atau tempat manager, karyawan atau sekelompk orang melakukan kegiatan-kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan pengorganisasian adalah proses kegiatan penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Hubungan Antara Administrasi  Organisasi Dan  Manajemen yaitu: Dalam melaksanakan administrasi, seorang administratur dibantu oleh orang-orang yang bekerjasama dalam menjalankan tugas-tugas dan tugas-tugas tersebut harus diselaraskan dan dipadukan agar mengarah pada tujuan yang ingin dicapai,

Kerjasama orang-orang dalam mencapai tujuan, perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi, Karena dalam admnistrasi yang dihadapi adalah orang-orang yang berkerjasama dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakkan menuju sasaran yang akan dicapai, untuk itu diperlukan manajemen, Dari uraian di atas, maka administrasi modern dapat diartikan secara luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

[1]       http://ilmumanajemenindustri.com/sistem-manajemen-yang-wajib-diterapkan-pada-industri-manufakturing/

[2]        http://rocketmanajemen.com/manajemen-perusahaan/

[3]        https://dokumen.tips/documents/pengertian-organisasi-perusahaan.html

[4]        https://www.slideshare.net/septianraha/makalah-manajemensuatuperusahaan